Ibland är teknik svårt att använda, men ofta vet användarna inte vad de gör. En ny studie visar att endast en tredjedel av de vuxna kan fullfölja datoruppgifter av medelkomplexitet och mer än en fjärdedel kunde helt enkelt inte använda en dator. Du kan skämta om PEBKAC-fel (problem exists between keyboard and chair), men den låga tekniska kompetensnivån hos anställda kan utgöra en stor utmaning för IT-avdelningen.

Eftersom hälften av arbetsgivarna rapporterar att deras anställda saknar nödvändiga tekniska färdigheter, är ett sätt att fylla gapet och minska frustrationen att skapa enkla, intuitiva användarupplevelser. Som den första studien påpekar är det inte du som är den användaren, det vill säga att utforma ett användargränssnitt eller välja lösningar baserade på din kompetensnivå löser inte problemet.

En kategori som har producerat sin beskärda del av brandsläckningsärenden för tekniksupporten är konferensrum och interaktiva system i mötesrum. Du har säkert hört många mötesrumsrelaterade samtal till IT helpdesken. Här är tre av de vanligaste frågorna och hur man förhindrar dem:

1. “Varför är varje rum annorlunda?”

Slutanvändare kontaktar ständigt IT helpdesk eftersom de inte känner till de olika audiovisuella lösningarna i sina konferensrum. Varje gång detta händer måsta någon ta itu med dem, vilket i slutändan bidrar till många bortkastade timmar för supporten.

Lösning: Förenkla och standardisera användarupplevelsen.

Oavsett vilket konferensrum de anställda använder, vill de mötas av likadan utrustning och samma användargränssnitt som de har upplevt tidigare i andra rum. Genom att standardisera er konferensutrustning kan du avsevärt minska supportsamtalen från användarna. Om du använder en styrpanel i konferensrummen bör du säkerställa att samma gränssnittsdesign används i alla mötesrum. Att ha konferensrum med övervakningsfunktion är alltid en bra idé, se bara till så att din konferensutrustning är kompatibel med din övervakningsplattform och kan nås och övervakas på distans. Din AV-leverantör ska kunna hjälpa dig att ställa in rumsövervakningen med rätt funktioner för dig.

2. “Jag vill använda min bärbara dator men kan inte ansluta.”

Allt oftare tar slutanvändarna med sina egna bärbara datorer till kontoret, som i sin tur genererar fler och fler samtal till supporten. När de vill dela information från sin egen bärbara dator i ett möte, kämpar de och funderar “Hur kopplar jag min bärbara dator till skärmen?”, “Hur laddar jag ner drivrutinen?”, “Hur får jag fram kamerabilden på skärmen?”. Det finns fler frågor än typer av bärbara datorer, och du svarar på samma sak om och om igen.

Lösning: Var redo för alla typer av bärbara datorer.

För att undvika det här problemet bör dina mötesrum eller huddle spaces vara redo för BYOD-trenden. BYOD står för ”Bring Your Own Device”. Ett huddle space är en mötesplats anpassad för mindre korta spontana möten och definieras av tre grundregler; Flexibilitet, Kollaboration och Enkelhet. För att uppnå detta behöver du flera USB- och HDMI-ingångar, plus VGA-, DVI- och displayportadaptrar, och du måste säkerställa så att de inte “av misstag” försvinner genom att t ex fästa dem på kabeln. Ibland behöver användarna ladda ner ett program för att presentera sin bild på skärmen eller projektorn, men glöm inte att verifiera att lösningen även fungerar med Apple-datorer. Tänk igenom vilka bärbara datorer som dina anställda och gäster kanske kommer att vilja använda i ert mötesrum eller huddle space.

3. “Ingen kan höra mig.”

Ett möte där ingen kan förstå varandra tar bort syftet att ha ett möte i första hand – medarbetarna blir frustrerade oavsett om det är deras fel eller inte. Wainhouse Research rapporterar att 82 procent av företagen har stött på ljudkvalitetsproblem som t ex bakgrundsbrus, dålig ljudklarhet och problem att höra när mer än en deltagare talar.

För att spara pengar använder man ofta en enkel webkamera med inbyggd mikrofon eller till och med den inbyggda mikrofonen på sin bärbara dator. Den främsta utmaningen med detta tillvägagångssätt är att bärbara datorer och många webbkamera-mikrofoner har ett mycket begränsat ljudupptagningsmönster och -intervall. En bärbar dator är optimerad för att hämta en persons röst när personen sittande framför den och ungefär 50cm från mikrofonen. Rösten hos personen som sitter intill, bredvid den bärbara datorn är svår att förstå för alla deltagare som lyssnar. Och personen som sitter mittemot, på andra sidan av den bärbara datorn hörs i princip inte alls. Och vad händer om du behöver rita på en whiteboard eller använda en pekskärm? Bärbara datorer och webbkameror kan inte fånga din röst när ryggen är vänd mot den.

Lösning: Använd bättre mikrofoner för en bättre användarupplevelse.

Beroende på rummets storlek kan du behöva flera mikrofoner och högtalare, så ha det i åtanke. När det gäller mikrofontyper finns det USB-mikrofoner som kan läggas till för att utöka ditt ljudupptagningsområde. Glöm inte att kontrollera mikrofonens upptagningsmönster. Beam forming technology gör det möjligt för mikrofoner att fokusera på personen som talar, även om de rör sig runt i rummet eller vänder sig mot mikrofonen. Dessa mikrofon finns för bords- och/eller takmontering. När du använder högkvalitativa mikrofon med eko-utsläckning kommer dina användare att höras klart och tydligt, och det enda du hör är tystnad eftersom ingen klagar.