Du har fått ansvar för att inreda företagets mötesrum för mer inkluderande videomöten.
Ledningen vill se ett fortsatt högt nyttjande av videomöten tillbaka på kontoret.
Mötesrummen ser precis likadana ut som när ni lämnade mars 2020.

 

Hemmavideomötesexperterna vankas tillbaka till kontoret och kraven från innan pandemin, när samma personer inte ville ta i videokonferenssystemen med tång har förändrats radikalt .

Du plöjer erbjudanden och inspekterar offerter med produkter du inte förstår namnet på, tillverkare du aldrig hört talas om, snygga typsnitt och bilder med leende människor i till vad som till synes är snygga mötesrum.

Offerterna är fullsmetade med respektive tillverkares ”Unic Selling Points ” och detaljerad teknisk information som tex kamerans zoom, kabellängder, kapaciteten i “NUC” eller “codec”osv osv.

Leverantörens exceptionella förmågor att leverera – allt till bästa pris, snabbt utan ytterligare frågor och med obefintliga behov av support.

Hur skall man välja? Den tillverkaren med mest känt varumärke – datorer, skärmar eller videomötesteknik, kan man tillverka det ena kan man väl det andra?

Leverantören med billigaste priset – hur stor skillnad kan det vara egentligen, videorum som videorum, och det finns väl bara ett sätt att installera på?

Köpa själv på nätet och installera själv – SÅ mycket billigare och man har väl satt upp hemmabio förr…

Mina enkla och plattforms-oberoende tips:

Viktigast av allt – anpassa rummet för video!

Gör det snabbt och intuitivt för användaren att ansluta till ett möte.

  • Oavsett om ert företags strategiska plattform för videomöten är Teams, Webex, Zoom eller annat – anpassa rummet med ett rumsdedikerat system för detta. Låt användaren slippa vara beroende av sin egen laptop för att komma i gång. Mindre risk stress och irritation. Möten kommer i gång snabbt, i en knapptryckning. Behov av andra plattformar? Ingen fara de flesta rumssystem går att utöka funktionaliteten i för fler plattformar.  Effekt – fler gillar och vill använda digitala möten.

Gör det bekvämt att vara både i mötesrummet och att ansluta digitalt.

  • Minska det digitala avståndet genom att placera kamera och skärmar på långsidan av rummet för att uppnå känslan av att vara i samma rum. Två skärmar? En för dina digitala möteskompisar och en för er gemensamma presentation. Välj så stora skärmar som möjligt, skärmar är numer hyfsat billiga och väljer du stora skärmar kommer deltagarna bli mindre trötta för de slipper kisa för att se vad som står på skärmen och de kommer bli gladare för att de ser sina digital möteskompisar bättre. Dessutom blir det lättare observera och kommentera eventuella nya frisyrer eller snygga skägg. Härligare stämning i mötet. Ingen glöms bort – alla syns.

Som beställare kommer Du förmodligen vara nöjd med dem en längre tid och ha mindre behov av att uppgradera till större inom en snar framtid. Vilket är lätt hänt om du snålar nu. Det blir billigare och framför allt miljövänligare i längden. Effekt – fler gillar och vill använda digitala möten.

Säkerställ driften

  • Gör det lätt för användarna att boka, både i förväg men också för spontana möten i direkt anslutning utanför rummet.

Fler tillverkare av videomötesteknik har anpassade rumsbokningssystem där man kan använda samma licens till rumsbokningssystemet. Det finns också en uppsjö av rumsbokningsplattor som enkelt kan integreras till de flesta vanliga kalendrar. Vissa kan man tom använda för att beställa mat till mötet, ge feedback på rummet, göra eventuell felanmälan och tom påkalla dem som är inne i rummet att nu står nästa gäng på tur utanför. Rumsbokningssystem kan även säkerställa rätt temperatur i mötesrummet och hålla koll på nyttjandegraden.

I och med att du väljer teknik anpassad för videomöten kan din support antingen internt eller med hjälp av leverantören proaktivt övervaka tekniken för att säkerställa att de fungerar som de skall. Innan möten skall starta i stället för när mötet har startat.

Se till att få utrustningen installerad av proffs. Inte bara för att det blir snyggare, det blir också lättare vid eventuellt behov av support att utrustningen är monterad för att enkelt kunna supporteras. De kan också se till att det inte hänger och slänger kablage som kan slitas ut i förtid eller ”lånas” till annat rum eller användare.

Ett proffs ser också till att dokumentera vad det finns för utrustning i rummet, vilket gör det lättare i eventuellt fall av support av teknik, då vet de precis vad som finns i rummet och hur det är uppsatt. På så sätt kan de förbereda sig för ett eventuellt servicebesök och ha med sig rätt utbytesartiklar på första besöket.

Ovan tips för att rummen kan nyttjas maximalt av nöjda användare. Effekt – fler gillar och vill använda digitala möten.

Vill du nu komma vidare och inreda dina rum så hör gärna av dig till mig om du vill veta mer om hur du skall resonera kring förväntan på videomötesupplevelse, effekt av digitala möten och hur långt din budget räcker!

 

Connecta gärna med mig på LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Hör av dig på video eller mail, annie.petersson@informationsteknik.se

Ring mig 0702 52 08 97

Följ gärna Informationsteknik på LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/informationsteknik/