Jag får dagligen förfrågningar både om generella tips och mer specifika råd kring när man skall anamma vilken typ av möten.
  • När passar: endast fysiskt deltagande, alla digitalt från sin egen enhet, hybrid?
  • Skall vissa typer av möten generellt och alltid paketeras till det ena, andra eller tredje?

Nej, det skulle jag inte säga men med tio års erfarenhet av dagliga möten med inslag av ”länk” på det ena eller andra sättet kan jag ge vägledning men inte facit.

Fram till nyligen kallade vi i branschen alla möten för videomöten så fort det gavs tillfälle att ansluta ”på länk”. Man bjöd in till möte och la med en digital möteslänk för den som ville delta digitalt, för de som ville ansluta på kontoret bokades ett mötesrum med utrustning för videomöten.

Mötesrum till mötesrum, två eller flera – det som i dag kallas ”HUB-möten” var också vanligt förekommande även om det så klart berodde på hur många som var i respektive rum och hur pass anpassad mötesrumsutrusning man satsat på.

Nej, det var inte alltid man såg alla ordentligt eller för den delen hörde om några pratade i rummet samtidigt.

I de rum man satsat bra bra utrustning fungerade allt utmärkt i andra rum – mindre bra.

En vanligt förekommande lösning och ursäkt var att köpa utrustning som egentligen var anpassad för betydligt mindre rum men eftersom ”det är ju ändå inte så många som kör videomöten” så kallades detta ”good enough”.

Lägg till detta att de flesta som anslöt som ensamma deltagare hemifrån eller bortifrån mycket sällan hade tillgång till varken extern kamera, UC-säkrat headset eller kunskap om hur man skapar bra förutsättningar från sitt hemmakontor. Resultat, ofta satt de utan bild och ”mutade” och ”tittade på mötet som föregick i konferensrummet.

”Ingen har frågat efter… bättre utrustning/bättre ljud/smartare kameror” osv är argument jag har hört allt för många gånger. Det blev en självuppfyllande profetia, ett moment 22. Vet inte användarna om att det finns teknik som löser problemen så är det svårt att fråga efter det.

Det blev helt enkelt ingen stor hit med hybrid-möten om man inte gick all in med tekniken. Och det var det få som gjorde om det inte fanns stora resekostnader att spara. ”Vi måste ju ses” och ”Vi är sociala varelser” räckte för att dissa videomötestekniken hos många.

MEN, de som anslöt hemifrån/bortifrån gjorde det antingen för att de var deras enda möjlighet att vara delaktig i mötet eller för att de tyckte att det var bättre än att vara på plats i konferensrummet.

De hade tagit ett eget beslut, för mig, i dag, i detta möte passar detta mig bättre.

Så som min dag ser ut är detta bästa alternativet. Jag ”missar” inte vad de samtalar om när mötet är nedsläckt, vad de skrattade om innan mötet vid kaffeautomaten. Jag väljer bort det för jag får något annat.

Jag tror att det är så vi behöver se det, dåliga möten där man missar för och eftersnack är inte hybrid eller hubmötet i sigs fel.

Vad får du i stället? Sovmorgon? Hundpromenad på lunchen? Hinner med 17.00 passet på gymmet?

I dag vet de flesta kontorsarbetare hur man skapar en hyfsad videovänlig miljö och vilka tillbehör som behövs för videomöten från hemmet. Även om många fortfarande saknar tillgång till de rätta tillbehören och även en dedikerad plats i hemmet.

För mötesrummen har utvecklingen varit häpnadsväckande. Nästan alla videomöteskameror klarar i dag av att ”gruppera” eller tom söka upp aktiv talare i mötet. Skillnaderna på hur bra de olika tillverkarna lyckas med detta är naturligtvis milsvid. Men detta var funktioner som ansågs som premium för inte allt för länge sedan.

Från att många tidigare varit vana vid en, två i värsta fall tre fjärrkontroller på rumsbordet klarar man sig nu med en touch-kontroll. Och för de allra flesta möten räcker det med ETT knapptryck för att vara inne i mötet med ljud, bild och möjlighet att presentera sin skärm.

Så förutsättningarna tekniskt för att mötas i möten ”på länk” har aldrig varit bättre än nu.

Det är bara arbetsplatsernas mötesteknik som inte hunnit med än.

För att komma fram till vilka möten som passar till vad behöver du ”kill your darlings”.

Testa dig fram, våga misslyckas, var öppen och transparent med att nu testar vi det ena eller det andra. Välj så klart dina tillfällen men ärligt, för den stora massan är detta nytt och det är fler än du som söker ”facit” i frågan.

En klassiker jag ofta hör är, ”Ja, men första mötet skall alltid vara fysiskt, det är ju självklart.”

-Är det? Varför? Personligen tycker jag att det är mycket bra särskilt i ett 1:1 möte att ta det digitalt först. Känna in varandra, är vi överens om varför vi skall ses, har vi samma förväntningar på mötet, skapa samstämmighet i engagemanget och ev förberedelser på mötet. Känns mötet hel-fel? Snabb sorti utan onödig ledtid😉

Ett annat möte som många anser är självklart fysiskt är kreativa möten. Självklart kanske för den extroverta men knappast för den introverta. Med rätt tillgång till digitala plattformar och tekniska hjälpmedel kan kanske tom fler vara aktiva och delaktiga när mötet är digitalt eller hybrid.

Personligen lever jag efter devisen, video först. Skall jag prata med någon så ringer jag på Teams med kameran på, låter den jag ringer till välja om den vill sätta på sin eller ej.

Repetitiva möten, möten kring dokument och rapportering – videomöten.

Bygga relation – ses fysiskt för att fördjupa relationen och FYLL PÅ med massor av ad hoc och planerade videomöten.

 

Vi behöver anpassa alla möten för digitala deltagare.

Lägg alltid in en digital möteslänk i din inbjudan!

Se till att skaffa de bästa förutsättningarna för hybridmöten genom att utrusta alla rum för det digitala. Olika typer av möten kräver olika typer av rum. Läs mer om typ-rum: https://www.informationsteknik.se/typ-rum-ifiera-eller-skraddarsy-era-motesrum/

Oavsett hur du ställer dig till de nya möjligheterna, fysiskt, digitalt eller hybrid – Förbered dig lika noggrant oavsett. Blir det för mycket att tillgodose både fysiska och digitala mötesdeltagare, be en kollega om hjälp att ansvara för mötet.

Som deltagare – Träna dig också i att tacka nej till möten som saknar mål och syfte. Nedan är en enkel checklista jag använder mig av när jag bjuder in till möten. Självklart kan den vara i både mer och mindre detaljerad beroende på vem/vilka jag skall möta.

  • Vad är syftet och målet med mötet?
  • Vilka förväntas vara med och vad är förväntningarna på dessa?
  • Vem behöver förbereda vad?
  • Hur kan man vara med på mötet fysiskt, digitalt – blir det hybrid? Vad behöver jag veta om respektive mötessätt? Go-fika på det fysiska, särskild info för att ansluta digitalt?
  • Vem leder mötet, hur får man ordet, vilka funktioner använder vi oss av i mötet? Handuppräckning, chat osv.
  • Är du nu redo att sluta spekulera och filosofera kring fysiska, digitala och hybrida möten och redo att TESTA?

Hör av dig till mig eller någon av mina kunniga kollegor från Luleå till Malmö för att hitta rätt teknik beroende på förväntningar och budget.

 

Behöver du hjälp hur man håller effektiva möten i en digital och hybrid värld?

Kontakta mig, jag har en uppsjö av kontakter som dagligdags både hjälper till att sätta strategier och utbildar i ämnet, jag kan tipsa om bra kontakter.

Annie.Petersson@Informationsteknik.se, 0702 52 08 97

Connecta gärna med mig på LinkedIn så vi kan dela erfarenheter och möjligheter:

https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Följ gärna Informationsteknik för att hålla dig uppdaterad om ”Teknik för möten och mötesplatser”

https://www.linkedin.com/company/informationsteknik