Känner du dig obekväm i frågeställningen kring tekniklösning för ditt eller din kunds event/möte? Här kommer några tips från oss i vår ambition att vara ett kunskapsgivande företag i branschen.

Vilken typ av event/möte gäller det?
Kunder, internt, publikt? Vem/vilka är målgruppen?

För teknikleverantören är det viktigt att förstå syftet med eventet/mötet för att på bästa sätt kunna förstärka med rätt teknik och tekniker på plats.

Vem är kunden? Slutkunden?

Hur ser organisationen ut och vilka är med i beslutsprocessen?

När? Datum, tider?

Tid för genomförande av eventet/mötet, även viktigt att i ett tidigt skede veta tider för montage och demontering. (När det gäller planering och prissättning.)

Hur många gäster är det?

Antal deltagare är avgörande för storlek och omfattning av utrustning.

Lokal? Kontaktperson och telefonnummer?

Information som är viktig för att säkerställa befintlig teknik och lastvägar. Finns det specifika uppgifter kring lokalen som kan beröra eventet/mötet?

Berätta om eventet/mötet? Hur ser programmet ut? Vilken typ av aktiviteter kommer att ske?

Är det något speciellt som händer? Beskriv gärna de delar som finns med? T ex konferens, tolkning, streaming, scenframträdande, underhållning etc.?

Vad vill man få fram i form av budskap?

Vad är målet med eventet/mötet?

Är det möjligt att få ta del av programmet i syfte att kunna föreslå tekniska lösningar som förstärker eventet/mötet?

Ger en inblick i var fokus ligger, är det viktigt att förmedla publikens reaktioner under eventet/mötet? Behövs det interaktionslösning på plats för omröstningar, tyck till från publiken eller så kallade tysta applåder där deltagarna själva kan tycka till under hela sessionen. Visar kunden Powerpoint där text tydligt ska framträda? I så fall behöver ni kanske extra skärmar för de som sitter långt bak?

Vilka delar önskar ni hjälp med?

Hela tekniklösningen? Om delar, i så fall vilka? Finns det önskemål om hjälp med dekor eller projektplanering?

Om fler aktörer, vilka?

Hjälper oss att i ett tidigt skeende planera vår del av projektet och samspel med andra leverantörer.

Budget?

En svår och ibland känslig fråga men får teknikleverantören en indikation är det oftast en snabbare väg till att komma i hamn med ett förslag på lösning som sedan kan godkännas.

Välkommen att höra av dig, vi berättar gärna mer!

Charlotte Arvidsson, Informationsteknik Scandinavia AB
charlotte.arvidsson@informationsteknik.se