”Ta med sitt eget möte” eller ”Kom som du är”

Även om många fortfarande eller åter igen arbetar hemifrån så planerar många organisationer för hur deras kontor och mötesrum skall kunna möjliggöra för videomöten från alla typer av rum när fler kan komma tillbaka till sina arbetsplatser.

I min septemberblogg går det att inspireras av de nya typerna av mötestillfällen och rumstyper behoven ökar inom. https://www.informationsteknik.se/gommer-det-sig-nya-motesrumsmojligheter-pa-kontoret/

Att även framåt planera för att minimera risken för smittorisk i konferensrummet står på mångas agenda. Det har vi gjort en miniguide kring här: https://arbetsplatsenifokus.se/kunskapsbank/den-digitala-arbetsplatsen/digitala-moten-digitalisering-av-arbetsplatsen/miniguide-att-coronaanpassa-motesrum-pa-foretaget/

Tillbaka till dagens ämne, jag får många samtal som handlar om att man vill ”ta med sig sitt eget möte” till konferensrummet. Användare har upptäckt att mötesplattformar som Teams, Zoom, Webex, videokonferens mfl inte per automatik talar med varandra men vet att från sin dator får man upp alla typer av möten.

Det upplevs som lätt att använda sin egen dator för att driva mötet i valfritt konferensrum. Jag kan förstå lockelsen och säkerheten i att alltid känna sig trygg eftersom man känner sin egen dator och ibland kan känna sig osäker när man går in i ett konferensrum där man inte känner till eller oroar sig för om? och hur? med vad? utrustningen fungerar.

Som ansvarig för budgeten kan jag förstå att man ställer sig frågande till varför man skall betala för ett rumsanpassat system när det verkar bli så mycket billigare om användaren tar sitt eget möte med sig?

Vad finns det då för fallgropar att tänka på om man väljer att utrusta alla sina rum för att ”ta med sig sitt eget möte”?

Ur användarens perspektiv,

-Har du någon gång varit med om att din dator vill starta om just när du själv inte har tid med det – precis när du skall starta upp ditt möte?

-Har du någon gång kommit in i ett möte och märkt att du borde ha laddat datorn innan och laddaren ligger kvar på din plats?

-Har du någon gång i sittande möte påmints om att du borde avaktivera de där diverse notiserna du nu lite generad får upp till allas åsyn?

-Har du någon gång behövt använda din dator till något annat i mötet men din dator agerar värd och när du letar efter något annat i din dator så stör det hela mötet?

-Har du någon gång behövt smita tidigare från ett möte men din dator varit den som varit värd för mötet?

-Har du någon gång kommit in i ett konferensrum där det saknats, varit fel på eller felkopplade sladdar? Ofta tenderar sladdar från BYOD rum både försvinna och nötas ut snabbare än i rumsanpassade lösningar. Och i och med att de inte går att övervaka dem digitalt på samma sätt som rumsanpassade lösningar leder det till att IT eller de ansvariga för rumstekniken har svårt att veta om rummet är ur funktion. Det är inte alls ovanligt att användare konstaterar ett problem men inte rapporterar det.

Ur den budgetansvarigas synvinkel

Produkterna för ”ta med ditt eget möte” är billigare än för ett rumsanpassat system men för medelstora och större rum blir ofta installationen mer komplex och därmed mer kostsam än för ett rumsanpassat system. När användaren förväntas ansluta till utrustningen fysiskt blir det oftare mer slitage på produkterna vilket leder till ökat behov av support och service över tid.

Detta i sin tur leder till att rummen under servicetiden blir obrukbara och medarbetarna blir missnöjda.

Ur ITs perspektiv är det svårt att övervaka och proaktivt supportera denna typ av rum. Det blir mer brandsläckning än planerade uppgraderingar som man kan planera för i rumsanpassade lösningar. Denna typ av lösningar är i mindre grad certifierade till en viss typ av plattform vilket ibland även kan göra att funktioner som gick bra ena dagen inte funkar nästa.

Följden för IT blir mer stress, sämre planering och i värsta fall missnöjda användare.

Mitt råd blir därför att investera i rumsanpassade videokonferenssystem i de rum där du vill kunna hålla högkvalitativa driftssäkra möten. Säkerställ funktionalitet över så många plattformar som möjligt genom att köpa till videotjänster från exempelvis Pexip eller Cisco för att kunna brygga samtal mellan videokonferens och Teams eller Webex.

Alternativt om de allra flesta av din organisations viktigaste möten sker via Teams eller Zoom vill du kanske hellre satsa på ett renodlat system för detta, teams Rooms eller Zoom rooms. Från Microsoft Teams Rooms kan du i dag även ansluta till både Zoom och Webex möten. Vill du säkerställa att externa kan delta från sina videokonferenssystem köper du till licenser för Teams interopabilitet. Har ni Zoom strategi internt finns licenser från Zoom för att öppna upp för externa system att delta.

Vissa tillverkare erbjuder också rumsanpassade system som även klarar att ansluta egna möten. (BYOD)

Rumsanpassade system kostar initialt en större slant men ger därmed också bättre driftsäkerhet, enklare handhavande för användaren och bättre kontroll för uppdateringar och support för IT.

En totalt över tid lägre TCO.

Denna typ av system ger också möjlighet till kraftfullare kameror som möjliggör en större känsla av närhet med distansdeltagare.

Finns det någon gång ”ta med ditt eget möte” lösningar passar?

Visst kan det finnas det! För mindre mötesrum eller ”stort kontor” där man 2-3 person är i behov av en större skärm kan denna typ av rum fungera utmärkt. Rum för kortare avstämningar eller enklare mötesplatser i öppna ytor.

Det kan även vara en bra idé i miljöer där fler företag delar på samma konferensrum och därför varken kan eller vill dela mötestjänster.

Hoppas att du fick en större inblick i fördelar och nackdelar med att ta med sitt eget möte gentemot att investera i rumsanpassade system.

Hör gärna av dig om du vill resonera vidare:

Annie Petersson, 0702 52 08 97, annie.petersson@informationsteknik.se

Connecta gärna med mig på LinkedIn, https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Följ Informationsteknik på LinkedIn, https://www.linkedin.com/company/informationsteknik/

Följ Informationtsteknik på Facebook, https://www.facebook.com/informationstekniksverige