Visst vore det skönt om vi åtminstone inom organisationen kunde enas om en enda plattform att använda för digitala möten?

Att alltid göra likadant när vi vill mötas digitalt. Må så vara att en del funktioner kanske är onödiga och stör i en viss typ av möten eller att kvaliteten och säkerheten inte riktigt lever upp till vad vi skulle behöva men man måste ju jämka lite. Good enough.

Eller?

Har du också fler appar i din telefon som gör samma sak men det är självklart för dig när du använder den ena eller andra – trots att de gör samma sak men på ett lite olika sätt?

Varför skulle vi inte kunna ha det så i vår organisations digitala möten?

En av mina första kunder i videomötesbranschen uttryckte det så bra redan för 10 år sen när hon resonerade om att hennes användare visst kunde använda både Skype4B och traditionell videokonferens: ”Ibland har man gymnastikskor och ibland har man högklackat!”

Nåja, alla kanske inte har högklackat i bland eller gymnastikskor heller för den delen men alla förstår resonemanget.


Situationer utifrån att samarbeta

Du har regelbundna fasta möten uppsatt kring pågående projekt där den mesta av tiden i mötet går åt till att granska dokument. Det är så klart trevligt och ger ett mervärde att se varandra men tillsammans fokuserar vi på att granska dokument.

Du har täta avstämningar med personer som du känner väl och träffar ofta, vanligtvis både fysiskt och digitalt. För det mesta samlas ni kring en arbetsuppgift.

Du gillar att kontakta kollegor spontant i ett samtal, chatt eller videosamtal.


Situationer utifrån att mötas

Du gillar att hålla dina möten i konferensrum eller mötesplatser där man möts fysiskt.

Du är van att internt och externt resa på både geografiskt nära och längre resor, ”för vi måste ju ses”.

Det senaste året har du märkt att det funkar ju med videomöten också. Men ett år in pandemin börjar du se förbättringspotential i det verktyg som används för alla typer av digitala möten i din organisation. Du tänker att det här funkar ju nu men det blir härligt att kunna resa igen för att ”ses på riktigt”.

Många av oss kan nog känna igen oss i båda situationerna.

Ibland är det mänskliga mötet viktigast och ibland är det en ”bonus” att ses.

Frågan är varför har jag ett digitalt videomöte?

  • Är det för att förstärka ett möte som tidigare skulle varit ett telefonsamtal eller en skärmdelning?
  • Är det för att jag skulle ha rest och haft ett fysiskt möte men pandemin eller andra anledningar har hindrat mig och fått mig att använda digitalt videomöte?


Hur skall jag tänka, kan min organisation ha två plattformar?

För samarbetsmöten fungerar en lättåtkomlig samarbetsplattform alldeles utmärkt. Om vi arbetar bortifrån kontoret ser vi till att ha ”videomötes-säkrat” oss genom att:

  • Använda extern kamera
  • Använda professionellt headset
  • Höjt upp datorn till ögonkontaktshöjd
  • Säkrat belysningen
  • Försökt hitta en lugn plats

Har vi möjlighet att ansluta från kontoret kanske vi ännu hellre använder oss av ett konferensrum där vi enkelt kan ansluta till samma möte från ett anpassat videomötessystem som med en enkel knapptryckning tar oss in i mötet. Eller så sitter vi kvar vi vår ”videomötes-säkrade” kontorsplats.

När det mänskliga mötet är i fokus är enkelhet, kvalitet i mötesplattformen och konferensutrustningen ännu viktigare.

Hur kan en ”mötestjänst” förbättra upplevelsen och närheten i digitala möten jämfört med en ”samarbetstjänst”?

  • Tydligt mottagande i tjänsten med en för organisationen anpassad lobby eller landningssida, vilken organisation håller i mötet.
  • Öppenhet i tjänsten, möjligt för alla att vara med oavsett om man har tillgång till ett anpassat videokonferensrumssystem, webbläsare, telefon (videoapp), videoklient.
  • Mötestjänst byggd och optimerad för videosamtal med bästa möjliga ljud och bild.
  • Möjlighet till högre säkerhet, pin-koder, låsa pågående möte, BankId osv.
  • Möjlighet att utrusta interna konferensrum med videokonferenssystem byggda för videosamtal med extremt hög driftsäkerhet.
  • Möjlighet att utrusta interna konferensrum med beprövade videokonferenssystem med premium ljud- och bildkvalitet.
  • “Slippa” distraktioner som plaudits

Hoppas detta resonemang kan hjälpa dig på vägen om din organisation står inför liknande utmaningar!

Oavsett dina funderingar kring alla typer av digitala möten, vi på Informationsteknik Scandinavia AB finns här för dig!

Kontakta mig gärna för ett samtal i ämnet!

Video/Mail, Annie.Petersson@Informationsteknik.se

Telefon, 0702 52 08 97

Connecta gärna med mig på LinkedIn, https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/