Hur och varför skall man skräddarsy eller anpassa sin videomötestjänst?

Vi på Informationsteknik har märkt av att behovet av att skräddarsy eller åtminstone göra anpassningar av videomötesplattformar ökar.

Varför?

Varumärkesbyggande

Många företag vill sticka ut i videomötesbruset och presentera sitt företag som mötesvärd i stället för den videomötesplattformen som används. Man vill skapa ett välkomnande av sina mötesdeltagare där det blir tydligt vilket företag man skall träffa. Bygga in och vidare på sitt företags varumärke. Tänk att kunna välkomna dina mötesdeltagare till den bild och text som din organisation vill förmedla! Dessutom ger det en trygghet för dina gäster i mötet att veta att de har kommit till rätt möte och organisation.

Läs mer om det  i vår artikel på arbetsplatsenifokus.se

 

Användarvänlighet

Andra anser att ”less is more” och medan fler av de stora mötestjänsterna ”kapprustar” kring funktioner som kan tjäna som humörhöjare och skapa skratt och samhörighet på interna möten med bekanta ansikten kan kännas förvirrande och kanske bli lite för mycket av det goda i externa eller mer formella möten.

Fler vill “back to basic” och göra valen i videomötet så få och så tydliga som möjligt. Detta är särskilt vanligt i de fall där man är ute efter att ersätta det personliga mötet. Möten där behoven av handuppräckningar, chat, break-out-rooms, filter mm t om kan bli ett störningsmoment, eller viralt…kika här!

 

Säkerhet

Den mest förekommande anledningen är ändå behovet av en högre säkerhet än vad de på marknaden vanliga förekommande mötesplattformarna kan erbjuda.

Hur skall man då tänka kring säkerhet och hur vet man vad som är säkert nog för det möte man skall bjuda in till eller delta i?

  • Oinbjudna gäster

I större öppna möten med många eller för dig okända deltagare kan det vara svårt att veta om personen som ansluter är den personen den utger sig för att vara eller ens inbjuden. Även om du delat en unik länk tillsammans med en unik kod så kan ju faktiskt någon som är inbjuden till mötet avsiktligt eller oavsiktligt råkat dela den men en oinbjuden gäst. Har du dessutom lämnat öppet i mötesplattformen för vem som helst att dela presentation kan någon avsiktligt eller oavsett ”crasha ditt möte”. Om det går att delta i mötet utan kamera så kan personen dessutom agera helt anonymt.

För att undvika ovan scenario skulle jag rekommendera att använda dig av en lobby där du släpper in de deltagare som är behöriga i mötet och att du har möjlighet att ”kasta ut” oinbjudna gäster från mötet på ett enkelt sätt.

Det finns även tjänster där det går att använda sig av ”lås på dörren”. Dvs när alla har kommit (eller om du inte vill bli störd av eftersläntrare) så låser du handgripligen rummet så ingen kommer in oavsett om personen var bjuden eller ej.

Kanske vill du inte ens dela ut mötesadressen i förväg utan bara bjuda in till ett digitalt möte och sedan ”ringa in” deltagarna i mötet när det är dags? Det går också att ordna.

  • Påverkan av Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act)

Cloud Act tvingar amerikanska bolag att lämna ut dina personuppgifter även om data lagras utanför USA. Cloud Act går i motsats mot bestämmelserna och syftet med GDPR.

Detta kan vara den avgörande anledningen till att företag och organisationer behöver en videotjänst där man har kontroll på data. Det skulle kunna vara en molnvideotjänst som inte är levererad av ett amerikanskt bolag. Det skulle också kunna vara en skräddarsydd videotjänst med fysiska servrar ”on prem” eller i företagets befintligt valda moln. Då säkrar man sig både mot Cloud Act och kan samtidigt välja de funktioner utifrån användarvänlighet och säkerhet man har.

  • Sekretess och känslig information

Om din organisation har möten under sekretess eller där det delas känslig information behöver du särskilt undersöka vilka digitala mötesplattformar du får använda dig av. Förmodligen går det utmärkt att använda organisationens standardtjänst för administrativa interna möten men för sekretessbelagda möten med känslig information behövs säkerligen ett komplement.

Du behöver ytterligare ett lager av säkerhet när du delar känslig information och måste 100% säkerställa att du har rätt personer i mötet från början är att lägga till digital autentisering till din kravspecifikation av videomöte. Det finns fler sätt att lösa detta på med hjälp av tex Bank Id, SITHS eller SMS notifiering.

 

Oavsett din anledning till intresse av en skräddarsydd eller anpassad videotjänst kan jag och mina videomötes-nerds kollegor hjälpa dig vidare, både i det djupt tekniska och kring det mer kommersiella och användarvänliga.

Kontakta mig gärna så bokar vi ett videosamtal där vi diskuterar utefter dina behov.

Video & mail: Annie.Petersson@Informationsteknik.se

Telefon 0702 52 08 97

Connecta gärna med mig på LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Följ Informationsteknik på LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/informationsteknik/

Läs och inspireras av våra kunskap om AV- och mötesteknik https://arbetsplatsenifokus.se/leverantorer-forskare/informationsteknik