Snackisen nu handlar om återkomsten till kontoret eller mötesplatsen – vad vi nu kommer välja att kalla det.

 

Hur möts vi i det hybrida arbetslivet?

Det finns mycket att ta hänsyn till.

Om det skall vara en mötesplats – hur ser vi till att de vi vill möta finns där att möta?

Kommer vi åka dit för att socialisera med vilken kollega som helst i arbetsplatsmiljö eller specifikt möta någon?

Oavsett vilka regler olika organisationer sätter på distans- och hybridarbete så kommer vi vilja mötas digitalt.

Spontana möten – planerade möten. Informationsmöten. Kreativa möten. 1-1 möten. Stormöten. Interna. Externa. Oavsett digital plattform.

Vi kommer att behöva möjliggöra digitala möten i alla mötesrum och kanske tom i öppna ytor som matsalar, receptioner eller lounger.

Vi vill ha samma användarvänlighet i varje rum och utrymme – bjud in rummet till mötet och starta det digitala mötet med en knapptryckning på rummets/utrymmets styrpanel. Eller kör ett ad-hoc möte direkt från styrpanelens adressbok.

Vi vill kunna höras och höra, synas och se oavsett rummets storlek och utseende.

Däremot kommer kraven på kamera, skärm och samarbetsmöjligheter skilja sig åt mellan olika typer av rum.

Vill vi ses eller synas dvs skall kameran fokusera på den aktiva deltagaren eller ge en översiktsbild?

Läs mer i bloggen, SES eller SYNAS?

Hur ser behovet av skärmstorlek ut? Presenteras mest PPT eller Excel? Mer detaljerade dokument kräver större skärmar.

Behovet av komplexitet kommer skilja sig åt – ett samtal mellan människor på olika platser eller ett kreativt möte där det behövs gemensamma samarbetsytor digitalt?

Optimerat för lokala möten med möjlighet att delta externt eller dedikerat videomötesrum?

Mycket talar för att ”skräddarsy” när vi tänker på hur många olika möten som finns men i större organisationer kan det i många fall vara en ännu bättre idé att internt hitta sin organisations olika ”typ-rum”.

  • Detta möjliggör förståelse för vilka rum som bör användas till vilken typ av möten.
  • Det blir lättare att skapa en demokratisk arbetsmiljö när organisationens alla kontor har tillgång till samma utbud av utrustning. Baserat mer på vad det är för typ av rum än om det är huvudkontor eller filial. Läs mer om ämnet här: Vad är Videomötesdemokrati?
  • Ge rätt typ av rum till rätt typ av användare. Alla anställda skall kunna starta och hålla i ett videomöte men vissa kanske har kanske behov av mer avancerad samarbetsutrustning som exempelvis digitala White boards uppkopplade på fler orter i samma möte.
  • Typ-rum förenklar möjligheten att återanvända utrustning när kontor flyttar eller bygger om.
  • Rummen framtidssäkras genom att välja tillverkare med produktserier som håller kompabilitet över tid.
  • Bättre översikt på kostnader för att kunna ta snabbare beslut kring nya rum eller förändringar. Många organisationer tar centralt kostnaden för mötestekniken för att sedan kunna ”portionera ut” en månadshyra för varje rum. Inte bara möjliggör detta att även mindre kontor kan få tillgång till samma typ av teknik som huvudkontoret utan också att tex tillfälliga projekt kan utrustas med nödvändig teknik.
  • Snabbare leverans och installation när typ-rummen är kommunicerade och utformade tillsammans med vald leverantör över tid. Leverantören kan snabbt beställa produkter då inköpslistorna, installationsguiden och supportbehovet för varje typ-rum redan är överenskomna.
  • Underlättar felsökning vid eventuella supportärenden – har man begränsat antal lösningar har man bättre kännedom kring potentiella problem. Det blir dessutom smidigare att hitta ett ersättningsrum om problemet ej gått att åtgärda proaktivt eller när mötet startat.

Vad passar bäst i din organisation?

Hör gärna av dig till oss på Informationsteknik så hjälper vi er gärna kring design oavsett om typ-rum eller skräddarsytt är rätt väg för er!

Vill du höra mer om typ-rum ur en kunds perspektiv? Anmäl dig enligt länken så får du ta del av vår redan inspelade intervju med Jens Blomhage på PEAB när han berättar om deras tänk kring typ-rum. Den ligger 2 timmar in i eventet. Pågår cirka 18 minuter.  Klicka här för att komma till inspelningen!

Nu tar jag sommaruppehåll i bloggandet, åter i slutet av augusti med en ny spaning!

Connecta gärna med mig på LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Följ gärna Informationsteknik: https://www.linkedin.com/company/informationsteknik


Glad sommar från mig och alla kollegor på Informationsteknik!