Vad är Videomötesdemokrati?

För en videomötesveteran som mig måste jag erkänna att videomötesdemokrati är begrepp jag har lärt mig under det senaste året.

Vad tänker du när du hör videomötesdemokrati?

För mig är videomöten lika med demokrati – en möjliggörare.

För den som inte vill tala högt IRL kan det vara lättare att uttrycka sig från ”skärmposition” än i det fysiska rummet.

Eller chatt för den som föredrar det skrivna ordet.

Både innan pandemin och under definitivt fortsättningsvis framåt.

Videomötet gör det möjligt att ses digitalt i stället för att vara på plats. OCH gör det möjligt för mig att välja vad jag vill göra med den insparade tiden.

Videomöte som begrepp hjälper demokratin.

Jag älskar exemplet från Josephine Sundqvist, https://www.linkedin.com/in/josephine-sundqvist-phd-05723b12/.

Hon berättade för mig att:

“I mars 2020 arrangerade SIDA det globala mötet ”People & Planet”. Det var sedan länge och helt oberoende av Covid19 att mötet skulle ske digitalt. Pga Co2 avtryck och digital transformation.

Historiskt sett är det personerna med de högsta titlarna som PhD, director och seniors som blir nominerade att medverka vid denna typ av möten. Man hade sett att flera grupper uteslöts från deras globala möten. Tex, ledare som saknat det formella uppdraget. Ofta kvinnor, unga människor, HBTQ-personer och etniska minoriteter.  Även personer som har svårt att få internationella visum som urfolk och människor som är ekonomiskt utsatta.

Effekten av att låta fler kunna delta, oavsett om de skulle vara talare eller ej blev enorm. Man gav möjlighet för alla deltagare att nätverka både under konferensen och skapa kontakter för framtida samarbeten. Människor som tidigare aldrig haft möjlighet att samverka. Information spreds snabbare och till fler.”

Därför blir jag uppriktigt förvånad när vissa ser att det viktigaste i videomötets demokrati är att det är antingen eller. Antingen är alla med på video eller så är ingen med på video.

Virtuellt ELLER IRL.

En del hävdar tom att för att det skall vara riktigt demokratiskt skall allas bilder på skärmen ges lika stort utrymme.

Videomöten från konferensrum hävdar några att de skall uteslutas såvida inte alla sitter med var sin dator och kopplar upp sig som enskild deltagare. Alternativt att alla sitter kvar vid sina arbetsplatser om man är på kontoret för att delta därifrån.

Inte bara är detta en riktigt dålig idé rent tekniskt. Om fler deltagare sitter i ett och samma rum med flera enheter uppkopplade samtidigt är risken för tex ekoljud mycket hög.

Och även om du skulle lösa den utmaningen så är risken för att ljudnivån och kvaliteten blir outhärdlig när du både hör någon i ditt headset och i samma rum blir skyhög. Möjligheten att hålla ögonkontakt med kameran trots att du har kollegorna bredvid dig kommer bli svår att motstå och göra dig ambivalent i var du skall hålla blicken.

Tillbaka till Josephine och SIDA. “Vad de tidigt förstod är att det inte skall vara en ort som sänder med högklassiga tekniska förutsättningar och de andra deltar ”så gott det går”. Nej, SIDA skapade hubbar dit deltagarna kunde ta sig. Där säkerställdes att de också hade de jämställda tekniska förutsättningar så det inte blev ett maktspel om vem som har bästa tekniken.”

Den är mycket tydlig och applicerbar i arbetslivet där det ofta satsas stora pengar på styrelserum och huvudkontor medan regionkontoren inte får i närheten samma resurser.

Kan detta vara en anledning till att många nu vill sänka nivån över lag i stället för höja nivån för alla? Vilket är knasigt på många sätt, nu när de digitala mötena äntligen har kommit ut till den stora massan och antalet möten ökar ska vi väl se till att de blir så bra som det bara går?

Annars blir kanske Zoom-fatigue vår nästa pandemi?

Dessutom, att de som kom till kontoret förmodligen gjorde det för att de ville/behövde socialisera med sina kollegor förtas när de sedan skall se på varsin skärm i ett konferensrum i stället för att mötas runt ett bord men ett videokonferenssystem. Fler och fler företag ser och även benämner framåt kontoret snarare som en mötesplats än ett kontor.

Det vore ju synd att då tvinga på sina användare detta något konstlade sätt att mötas digitalt.

Kanske uppkommer idén från att många har lärt sig videomöten ordentligt hemifrån under det senaste året där bilden (förutsatt att användaren har rätt placering och tillgång till teknik) syns bra.

Den erfarenheten tyvärr allt för många har av videokonferensmöten är just den jag skriver om i bloggen SES eller SYNAS? https://www.informationsteknik.se/ses-eller-synas/

Att man inte ser deltagarna runt bordet ordentligt utan snarare får en överblicksbild.

Det går att lösa med rätt teknik. Tro mig!

Nästa argumentstyp jag hör är att det finns en rädsla att de i konferensrummet kan ”byta blickar”, ”tysta sitt system och tala själva i rummet” eller man vet ju inte vad de pratar om när det digitala mötet slutar och de sitter kvar i rummet.

Sant.

Så är det, folk i ett konferensrum kan ”byta blickar” som de digitala deltagarna missar.

Men,  människor uppkopplade var och en för sig kan chatta i en privat chatt samtidigt också.

Samma sak angående att det fysiska rummet kan ”muta/tysta” sig själva och/eller fortsätta samtalet efter det digitala mötet är avslutat. Såklart händer detta också i det digitala, människor kan koppla ihop sig kors och tvärs utan att bjuda in andra både obetänksamt eller uteslutande.

Gällande att ”muta/tysta” sig själv så är det en utmärkt funktion om det är en föredragshållare eller om man tex ringer in ”på språng”. MEN det kan skapa orolighet om ett konferensrum tystar sig själv och sanningen är att om du har satsat på bra tekniska lösningar för ljudet i konferensrummet skall du inte behöva trycka av och på mikrofonen. Inte heller om du har ett professionellt headset eller ”puck”. De är byggda för att ta bort kringljud så att du kan hålla ett normalt samtal, utan att muta/tysta på och av.

Ytterligare ett och mitt sista exempel jag har fått är att det är demokratiskt att alla syns lika stort i bild. Att någon eller några ligger större i bild skapar hierarkier.

Att låta alla deltagare koppla upp sig från en personlig enhet i stället för att ansluta i ett större videokonferensrum för att visa demokrati med sina distansdeltagare tror jag inte är lösningen.

Om en organisation har utmaningar med att deltagare ”byter blickar” eller utesluter varandra på olika sätt behöver hanteras på en annan nivå och är i mina ögon inte videomötesrelaterat. Har man konflikter eller beteenden som stör organisationen måste det uppmärksammas och lösas men inte genom att begränsa och försvåra möjligheterna i digitala möten.

Beträffande utrymme på skärmen. Om vi alla är i samma fysiska rum säg 12 personer kan jag omöjligen hålla fokus på alla 12 samtidigt utan oftast faller blicken på den som talar nu, kanske tar jag en titt på den som just slutade tala för att reflektera över den personens ord. Just så fungerar det även i de flesta videomöten. I mina ögon är det naturligt.

Jag kan så klart ha fel.

Så mitt tips är som vanligt att tala med dina användare.

Besök oss och testa olika typer av lösningar och tekniker.

Satsa på bra teknik till alla på alla kontor/mötesplatser för att undvika teknisk över eller underlägsenhet.

 

Lycka till! Hör gärna av dig för att diskutera vidare eller hitta lösningar för din organisation!

Annie.Petersson@informationsteknik.se, 0702 52 08 97

Connecta med mig på LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Följ Informationsteknik: https://www.linkedin.com/company/informationsteknik/