07 NOVEMBER, 2022
[GUIDE] Vad är Microsoft Teams Room? Och vilka är fördelarna?
Idag ser allt fler fördelarna med Microsoft Teams Room, även kallat MTR. Och det är inte så konstigt; MTR-rum både förenklar för användaren och minskar risken för teknikproblem. Men vad innebär det i praktiken och vad är ett MTR-rum? Här kikar vi lite närmare på det, jämför med BYOD-rum och undersöker fördelarna.
Så, först och främst; vad är Microsoft Teams Room?
Ett MTR-rum, eller Microsoft Teams Room, är ett mötesrum som är utrustat med all hårdvara som krävs för att hålla distans- och hybridmöten. Så enkelt är det. Det innebär att rummet är utrustat med:
• Skärm
• Kamera
• Soundbar och högtalare
• Mikrofoner
• Styrenhet med skärm
All teknik, som mikrofoner, högtalare och skärmar, i rummet är dessutom certifierad för att fungera ihop, och tillsammans med Microsoft Teams. Den stora fördelen med detta är såklart att det blir enkelt att använda för mötesdeltagaren. Men det underlättar dessutom för den som ansvarar för tekniken i företagets mötesrum.
Bring Your Own Device / BYOD eller MTR?
BYOD, eller Bring Your Own Device, innebär att mötesdeltagaren använder sin egen laptop eller surfplatta i mötet; sin egen device. Lite som i ett klassiskt mötesrum. Den medtagna datorn kopplas ihop med de skärmar, högtalare och mikrofoner som finns i mötesrummet (eller så används datorns interna utrustning). Fördelen är att man kan delta i mötet med just den utrustning man själv har. Samtidigt kan det lätt uppstå problem när olika hårdvaror ska kopplas ihop.
Med MTR, å andra sidan, finns redan all nödvändig mjuk- och hårdvara på plats i rummet. Man behöver alltså varken ta med dator eller surfplatta. Den som ska hålla i mötet startar enkelt upp mötet via mötesrummets installerade styrenhet. Simsalabim så fungerar alla kameror, skärmar och mikrofoner. ¬
Så, även om BYOD blir mer flexibelt och inte låst till en viss plattform (man kan använda Zoom, Google Meet eller vilken plattform som helst som man har på datorn), så innebär det alltid en större risk för att tekniken ska strula. I organisationer där mötesrummen är bokade back to back riskerar det att försena möten och skapa onödig stress och irritation. Därför ser alltfler företag, även mindre bolag, fördelarna med ett sammanhållet och standardiserat system.
Så vilka är fördelarna med MTR-rum?
Om vi fick bestämma skulle alla mötesrum vara MTR-rum. Lite tillspetsat. Anledningen är att vi har sett hur det underlättar både för användarna och den som ansvarar för tekniken. Vi är säkra på att det hade besparat både mötesdeltagare och IT-ansvariga ett och annat grått hår. Och, inte minst, gjort möten roligare och mer effektiva.
Fördelar med MTR-rum - för användaren
Enkelt och användarvänligt
I ett MTR-rum bokar du dina möten och reserverar mötesrum direkt i din kalender. Med ett klick på mötesrummets display är du direkt inne i mötet. Du ser också i kalendern när mötesrummet är bokat nästa gång och behöver ingen särskild app för rumsbokningar.
Ta bort förseningar och långa uppstartstider
I och med att det är så enkelt och standardiserat att starta upp ett möte tar du bort risken för teknikstrul och förseningar.
Minskad teknikstress och oro
I MTR-rummen är alltifrån kamera till mikrofon och högtalare inställda och optimerade för att ge en bra upplevelse i varje rum. Och, inte minst, mjukvaran uppdateras centralt så man behöver inte oroa sig för uppdateringar och problem till följd av det.
Inga notiser eller pinsamma SMS
Genom att du inte använder din egen dator slipper du även oroa dig över att privata notiser ska synas under mötet. För även om man såklart alltid ska stänga av både mail och sms inför möten där man ska presentera något är det lätt att glömma. När du inte använder din egen dator slipper du garanterat detta.
Samma användarupplevelse i alla mötesrum
En stor fördel med MTR-rum är att medarbetarna möter exakt samma gränssnitt i varje mötesrum. Det gör det enkelt att starta upp möten och underlättar dessutom fjärrsupport om något krånglar.
Fördelar med MTR-rum - för systemansvariga
Enkel och effektiv support
De flesta MTR-system (såsom exempelvis Crestron och Logitech) har en övervakningsplattform och ditt system är helt molnbaserat. Det gör att du, oavsett var du befinner dig, alltid kan se om kameror, mikrofoner och övrig teknik är inkopplade och fungerar som de ska. Du kan dessutom få mail om en kamera tappar kontakten eller om någon annan utrustning har problem. Systemen kan dessutom skicka ut notiser och mail till utvald supportpersonal så att de kan upptäcka problem redan innan det blir ett problem för användaren.
Tydlig översikt för hela systemet
Med ett sammanhållet system av MTR-rum skapas en tydlig trädstruktur över all uppkopplad teknik. Genom att skapa vyer för exempelvis länder, städer, kontor eller avdelningar kan supporten snabbt hitta till ett enskilt mötesrum, få tillgång till rummets skärm och hjälpa till i realtid om det behövs.
Lättare att supporta en sammanhållen teknisk lösning
Till skillnad från BYOD-rum, där du behöver kunna supporta en stor mängd olika hård- och mjukvaror, är tekniken i Microsoft Teams Room likadan i alla mötesrum. Det gör dig mindre känslig för uppdateringar. Dessutom har du alltid koll på var ny respektive äldre hårdvara finns så att du kan agera mer systematiskt och proaktivt.
Vi hoppas att detta gav dig inblick i MTR-rum och vilka fördelarna är. Lycka till med tekniken i era mötesrum!