Mötesrum i globala organisationer? 5 lärdomar från 25 år.

Mötesteknik i globala organisationer

Vi har sett det mesta under vårt 25 år långa samarbete med en av våra globala kunder. Det har varit en smått fantastisk resa. Tänk bara; när vi började samarbeta var internet nytt. Gif:ar var fortfarande stekhett på hemsidor. Google fanns inte. Facebook fanns inte. Distansmöten? Bara på Star Trek.
Dessutom var det i stort sett tekniskt omöjligt för olika lösningar att fungera ihop. Sedan dess har tekniken gått svindlande snabbt framåt.

En ny typ av beställare har sett dagens ljus

För det är nämligen inte bara tekniken som har utvecklats. Beställaren har också förändrats och bytt profil.

Om det tidigare var den fastighetsansvarige som fick uppgiften att uppgradera konferensrummet, är det numera ofta någon från IT-avdelningen med specifik kunskap om just video- och konferenslösningar som sköter beställningar och upphandlingar.

För idag ställer medarbetare krav på användarvänliga, moderna möteslösningar. Man vill enkelt kunna hålla distansmöten, hybridmöten och samarbeta.

Och det ska vara lika enkelt oavsett om man är på Shanghai-kontoret eller i Säffle.

Då behövs förutom en teknisk förståelse även insikter om användarbehov, mötesteknik och möteskultur.

Totalt sett har det gjort att vi inom AV-branschen numera arbetar mer likt den övriga IT-branschen när vi skapar lösningar för mötesrum och möten.

Att skapa en röd tråd i en komplex miljö

Så hur håller man ihop det i större organisationer med tusentals mötesrum, olika teknikleverantörer och en digital teknik som ständigt utvecklas och förändras? Hur får man stringens och en röd teknisk tråd i mötesrummen och mötena?

Vi har såklart inte facit, men efter 25 års samarbete med flera globala företag har vi lärt oss ett par saker som vi hoppas att du kan dra nytta av.

Här är fem saker som vi har lärt oss:

Ta fram tydliga rutiner och ett gemensamt språk

Att skapa välfungerande, sammanhållna mötesrum i större organisationer kan vara komplext.

Användarnas behov skiftar, det finns lokal lagstiftning att förhålla sig till, lokala rutiner varierar och teknikförståelsen kan vara väldigt olika inom företaget.

Dessutom kan kompetensen hos de som sköter implementeringen lokalt variera.

Det kan ställa till det, rejält. Det vet alla som arbetar med globala organisationer.

Därför gäller det att skapa tydliga rutiner och etablera ett gemensamt språk för allt som rör mötesrum och möten, så att alla berörda förstår vilka olika alternativ som finns att tillgå och vad de innebär för verksamheten.

Ofta kan det vara bra att använda extern expertis med bred erfarenhet för att moderera detta arbete.

Använd standardlösningar och paket som passar just era olika rumstyper

Vi kan inte nog betona vikten av att ta fram en slags ”snabbmatsmeny” för företagets mötesrum. En genomarbetad, översiktlig lista över alla olika mötesrum och rumstyper.

I listan detaljerar man vilka möten som kan hållas i respektive rum, vilken teknisk utrustning som krävs och vilka resurser som krävs under implementationen.

Det är också bra att uppskatta hur lång tid det brukar ta att utrusta rummet ta och vart man vänder sig för support.

Färdiga lösningar och standardpaket för olika rumstyper är extra effektiva vid globala utrullningar och när man etablerar flera nya kontor samtidigt.

För ofta har man inte kompetensen att arbeta holistiskt med teknik, användarupplevelse och inredning i den lokala organisationen. Då är det lätt att man köper teknik ”från hyllan” som inte matchar företagets globala behov.

Behåll möjligheten att göra lokala anpassningar

I globala organisationer finns många viljor, lokala arbetssätt och regionala team. Att tvinga in alla i en och samma lösning kan därför vara utmanande – och ibland kontraproduktivt.

Så se till att er tekniska partner har kompetens att hjälpa er med lokala anpassningar och skräddarsydda rum utifrån lokala organisationers olika behov.

Med kombinationen standardpaket och möjlighet till anpassningar får ni behovsstyrda lösningar som både möter lokala behov och som möjliggör global kommunikation på ett effektivt sätt.

Använd öppna system för era möten när det är möjligt

En utmaning i stora organisationer är att tekniska lösningar varierar från land till land. Och att man ligger olika långt framme runt om i organisationen.

Därför är det viktigt att använda flexibla system som inte behöver bytas ut när om man vill skapa lokala lösningar eller uppdatera teknisk plattform.

Tidigare var videokonferenssystem låsta till vissa tekniska plattformar, men det håller på att ändra sig.

Idag växer det fram öppna system, som gör att man enklare kan bygga ut, lägga till hårdvara och ändra funktionalitet med befintlig utrustning.

Skapa interna kunskapscentra för mötesteknik

En av de största utmaningarna i globala organisationer är kunskapsöverföring.

Inte sällan har ansvaret för tekniken i mötesrum hamnat på en eller ett fåtal personer. Men vad händer om någon av dessa slutar, eller byter roll inom företaget?

Över åren har vi tillsammans med kunder skapat interna kunskapscentra som specifikt ansvarar för möten och mötesteknik.

Det är ett sätt att samla all kunskap om mötesteknik, nuvarande system, förändringar, uppdateringar, organisationens behov mm.

Det gör dessutom er lösning mindre sårbar och gör att ni kan:

• lära er av tidigare projekt och enklare överföra kunskapen till andra team som inte har expertisen själva

• skapa en enhetlig användarupplevelse, så att det blir enkelt och likvärdigt överallt (med liknande hård- och mjukvara)

• arbeta långsiktigt med er teknikleverantör så att ni får hållbara, användarvänliga och kostnadseffektiva system och lösningar
  
  

För en sak är säker: förändringsresan för hur vi möts har bara börjat. VR och AR växer så det knakar. Det gör även artificiell intelligens. Hur det kommer att påverka hur vi möts i framtiden - och tekniken vi använder - vet vi inte än.

Men att det kommer påverka oss alla, det är säkert.